Stel uw vraag Tender selectie advies 

Robotic Process Automation (RPA) voor HRM

Robots zijn niet eng, ze zijn een aanvulling voor Human Resources

Alle nieuwe dingen en veranderingen zijn spannend. Je moet er even aan wennen. Voor de een gaat dat sneller dan voor de ander maar uiteindelijk raakt iedereen eraan gewend en is het de normaalste zaak van de wereld. Toch?

Sceptisch over RPA en AI 

Dit geldt vaak niet voor Robotic Process Automation en Artificial Intelligence. Bedrijven zijn vaak terughoudend voor het nieuwe en onbekende. RPA en AI lopen vandaag de dag tegen dezelfde muur op als ‘de Cloud’ nog niet zo heel lang geleden deed. Geen controle meer over je bestanden en documenten, want het staat niet meer lokaal. Iedereen lacht daar inmiddels om en is allang vergeten hoe sceptisch mensen waren over ‘de Cloud’.

Zie de kansen, niet de bedreigingen van technologie

Je ziet binnen bedrijven dezelfde sceptische reacties als het gaat om RPA en AI, vaak door gebrek aan kennis, maar ook door een gebrek aan relativeringsvermogen. Technologie is een hulpmiddel waarvan je vooral de kansen moet zien, en niet de bedreigingen. Het is niet de technologie die bepaalt, dat is alleen in sciencefiction films. Jij bent als mens degene die bepaalt wat RPA en AI doet en waarvoor je het inzet. Wellicht is AI qua IQ wel slimmer dan de mens, maar met EQ heeft de mens nog altijd een voordeel.

Steeds meer bedrijven zijn op dit moment aan het digitaliseren. Hoe snel dat gaat, hangt af van de acceptatie van nieuwe technologieën door hoger management. En vooral, staan zij open voor het nieuwe tijdperk waar we inmiddels volop inzitten. 

Staat het hoger management open voor het nieuwe tijdperk?

Bij bedrijven die succesvol innoveren zie je minimaal één manager die volle kracht vooruitgaat en het verschil durft te maken met technologie. Daarom is het bijvoorbeeld leuk om als test een meer innoverende en meer sceptische manager bij elkaar te zetten voor een gesprek. Het is een effectieve manier om bedenkingen en onzekerheden te relativeren, maar ook om de succesverhalen te horen van bedrijven die vooruitlopen op de rest.

De bedoeling is ze te overtuigen dat de mens het nog altijd wint van de technologie. Innoveren is belangrijk en nieuwe technologie is een handige tool om dit te bewerkstelligen.

Human Resources, dat is toch mensenwerk?

Ook de HR-sector is terughoudend en bang voor het onbekende. Human Resources, dat is toch mensenwerk? Die gedachte overheerst bij veel HR-verantwoordelijken. Dat HR-werkzaamheden ook bij robots in de juiste handen zijn, het lijkt een schrikbeeld voor de HR-sector. RPA en AI worden vaak op een hoop gegooid, maar ze vullen elkaar aan. Het wordt tijd dat ook zij de positieve kant gaan zien van RPA en AI.

Human Resources automatiseren klinkt tegenstrijdig, omdat het bij uitstek gaat om mensen. Maar de aard van de processen leent zich juist heel goed voor RPA. Routinetaken worden efficiënt uitgevoerd door een robot en de HR-medewerkers kunnen zich toeleggen op hoogwaardige interactie met het personeel. Wat ik hierboven al zei, technologie is een hulpmiddel, het is de mens die bepaalt hoe je het inzet.

Atomatiseren routinematige handelingen steeds meer ingeburgerd

Uit onderzoek van ServiceNow onder meer dan 1850 organisaties wereldwijd blijkt dat het automatiseren van routinematige handelingen steeds meer ingeburgerd raakt in het bedrijfsleven. De afdeling HR blijft echter achter bij deze ontwikkeling en is volgens de ondervraagde managers te veel tijd kwijt met repetitieve administratieve taken. Slechts 33 procent van de HR-dienstverlening is geautomatiseerd, aldus ServiceNow.

Daar komt bij dat het UWV heeft becijferd dat er dit jaar 1 miljoen vacatures moeten worden vervuld in Nederland, waarvan een derde moeilijk vervulbaar is. Robotic Process Automation (RPA) biedt zowel uitkomst bij het efficiënter en accurater maken van de administratieve processen en de toepassing van wet -en regelgeving als bij recruitment en on-boarding. 

Goedkoop en snel data verwerken en interpreteren

Hoe gaat dat in zijn werk? RPA is niets meer of minder dan een software laag die over de bestaande systemen wordt gelegd en zo wordt getraind of ingericht dat het de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van taken weet te vinden. Je kunt ervoor kiezen om de bot volledig zelfstandig te laten werken (unattended) of het systeem inzetten ter ondersteuning van de medewerker (attended). Het is een kostenefficiënte en snelle manier om data te vinden, verwerken en op te leveren.

Denk aan e-mails, formulieren, service tickets, Excel-bestanden, kopieën van paspoorten, declaraties, salarisbetalingen, enzovoorts. En doordat alle data via één systeem lopen wordt het ook gemakkelijk om rapportages en analyses te doen. Je kunt de robot bijvoorbeeld inzetten bij recruitment door geautomatiseerd vacatures te laten plaatsen. Vervolgens worden de gegevens van kandidaten door de robot verzameld.

Objectief kandidaten selecteren

Een ander mooi voorbeeld is het gebruik van OCR-technologie (Optical Character Recognition) waarbij de robot bestanden scant op bepaalde trefwoorden en daar acties op uitvoert. De sollicitatiebrieven en Cv’s die kandidaten uploaden worden ‘gelezen’ door de bot, die weet welke woorden duiden op een interessante mogelijke match (bijvoorbeeld universiteit als je iemand op WO-niveau zoekt of native speaker wanneer men een vreemde taal machtig moet zijn). Hierdoor heeft de HR-manager snel een voorselectie en kan hij of zij mensen gaan uitnodigen.

Een robot is altijd objectief

De afspraken kunnen overigens weer worden gemanaged door de robot. Gezien de huidige markt waar de vraag het aanbod overtreft is die snelheid van groot belang. Bovendien is de robot objectief en worden mensen dus niet bewust of onbewust afgewezen om verkeerde redenen als etniciteit of een foto die niet aanspreekt.

Wanneer de vacature is vervuld, kan de robot worden ingezet bij het on-boarding proces, bijvoorbeeld door ontbrekende gegevens van de nieuwe medewerker uit te vragen via e-mail en vervolgens verwerken in het HR-systeem. De robot leest de Excel-file, stuurt e-mails naar de juiste managers en logt een service request bij de IT-helpdesk voor de aanvraag van een mailadres of computer voor de nieuwe medewerker.

Mocht de nieuwe aanwinst scholing nodig hebben, dan kunnen die gegevens ook door de robot bijgehouden worden. Via RPA wordt informatie van de deelnemers aan de training verzameld, uitnodigingen verzonden en certificaten verwerkt in het personeelsdossier van de desbetreffende medewerker.

Voor wie zijn HR-robots interessant?

RPA is met name interessant is voor grotere bedrijven. Zij hebben een dusdanige HR-administratie en vraag naar nieuw personeel dat automatisering loont. Tweede aandachtspunt is dat het geenszins de bedoeling is om met RPA de afdeling HR overbodig te maken. Het is simpelweg technologie die het mogelijk maakt om met dezelfde mankracht meer werk te verzetten. Door de automatisering van papierwerk worden er minder fouten gemaakt en stijgt de tevredenheid van de medewerker. Voor de mensen die werken bij HR betekent het dat hun functie gevarieerder en interessanter wordt.

Zoals gezegd begint een effectievere HR met het automatiseren van routinematige backoffice processen. Maar er is veel meer mogelijk. De volgende stap zijn chatbots die de interne helpdesk ‘bemensen’. Medewerkers vinden snel antwoorden op een laagdrempelige manier (een gesprek) en het aantal vragen dat uitdraait op e-mails of telefoontjes neemt af. Nog geavanceerder zijn bots die zelflerend zijn en gebruikmaken van kunstmatige intelligentie zodat ze menselijke interactie heel dicht benaderen.

Het is nu nog toekomstmuziek maar de ontwikkeling van RPA gaat heel snel. Wie er nu mee aan de slag gaat, heeft op de huidige overspannen arbeidsmarkt zeker een concurrentievoordeel.

Direct contact

Pegamento is specialist in het ontwikkelen van slimme klantcontact processen voor een ultieme klantbeleving, ideale klantprocessen en optimaal klantcontact.

Meer weten?
Bel 088-0067180 of stuur een e-mail.

Bezoek onze website

Vraag het aan Pegamento

Aanhef *