Met IP Telefonie zijn wij klaar voor de toekomst

Bierens Incasso Advocaten is het grootste, gespecialiseerde B2B incasso advocatenkantoor in Nederland met kantoren in Veghel, Amsterdam, Düsseldorf, Parijs, Barcelona en binnenkort ook in Engeland, USA en Italië. Bierens Incasso Advocaten staat bekend om haar hoge scores en haar internationale netwerk.

Integratie
Onlangs stond Bierens voor een belangrijke keuze: doorgaan met de traditionele telefonieoplossing of investeren in de toekomst. De toenmalige centrale was verouderd en niet onderhouden waardoor de wens voor een nieuw systeem groot was. Om klaar te zijn voor de toekomst werd gekeken naar een oplossing die te integreren is met andere applicaties en toekomstige technologie. Als advocatenkantoor met slechts één IT-er in dienst was externe ondersteuning bij de invoering noodzakelijk. Daarom werd het proces nauw begeleid door zelfstandig adviseur Wim Prins. Mannes Westhuis, director International Marketing & Sales bij Bierens, legt uit waarom investeren in telefonie noodzakelijk werd: “Het draait binnen ons vak om communicatie. Zowel met onze opdrachtgevers als met de debiteuren van onze klanten. Bereikbaarheid en flexibiliteit zijn dan ook een ‘must’. Bovendien wordt ons werk internationaler. Ook daarbij geldt dat bereikbaarheid en flexibiliteit van belang zijn. Nog afgezien van het feit dat we onze telefoniekosten beter kunnen beheersen.”

Flexibiliteit
Na een uitvoerige en diepgaande selectieprocedure besloot Bierens met Callart in zee te gaan. Bierens: “We hebben een redelijk recht aan recht uit selectie proces achter de rug, omdat we het geheel goed voorbereid hadden en goed wisten wat we wilden. “In juni 2009 stapte Bierens over naar de nieuwe telefonie-oplossing op het hoofdkantoor te Veghel, waarbij ook het inkomende en uitgaande telefoonverkeer van de advocaten werd geautomatiseerd. Enkele maanden later volgden ook de kantoren in Amsterdam en Düsseldorf. Nu kan men met elk willekeurig IP-toestel inloggen op iedere locatie en gebruik maken van de gewenste persoonlijke instellingen en bereikbaarheid.

Callart over Bierens
Bierens stelde ons voor de taak de telefonieomgeving te vernieuwen en klaar te stomen voor de toekomst. De uitdaging was deze oplossing gemakkelijk uitbreidbaar en toch eenvoudig te houden. Door gebruik te maken van de Avaya-oplossingen met IP-telefonie zijn wij hierin geslaagd. Tezamen met het projectteam van Bierens heeft Callart door een goede voorbereiding en korte, gerichte, trainingen de implementatie in zeer korte tijd door kunnen voeren.

Betrokkenheid gebruikers
Om de nieuwe oplossing goed te implementeren binnen de organisatie, startte Bierens een interne campagne. Rob Kastelijn, vertelt: “Ik heb de nodige tijd er in gestoken, zodat Callart op basis van mijn voorbereidingen de programmering kon doen”.

Eigen beheer
Beheersmatig biedt de oplossing vele voordelen. Rob Kastelijn: ‘Voor ons is het van belang eenvoudig en in eigen beheer de telefonie aan te passen aan de situatie. Wij hebben zelf uitgebreide routeringen vanwege openingstijden en dergelijke gemaakt door middel van de Voicemail Pro applicatie.”

Vervolgstappen
Doordat Callart bij vragen en problemen snel en adequaat handelde, is de overgang van traditionele telefonie naar IP telefonie naadloos verlopen. Wat Bierens in de toekomst met IP Telefonie voor ogen heeft, is helder: integratie met een BI en CRM-applicatie en uitrollen over alle vestigingen om zodoende nog meer voordelen te halen uit deze oplossing.

Over Callart
Callart is specialist op het gebied van Customer Interaction Management. Callart biedt state-of-the-art oplossingen voor het optimaliseren van klantcontact-omgevingen met een snelle return-on-investment en een lage cost-of-ownership. Callart adviseert, ontwerpt, bouwt en integreert systemen met behulp van eigen oplossingen en systemen van toonaangevende leveranciers. Callart is vooral actief in Europa en heeft klanten in diverse markten, zoals overheden, uitgevers, energie- en telecom-bedrijven, bank- en verzekeringswezen, contactcenters en industrie.

Bron: Callart