Debiteurenbeheer uitbesteden | Klant case Volkswagen

De Britse auto-onderdelen operatie, die in 2006 is gelanceerd door de VW Group is nu een groot nationaal bedrijf dat VW, Audi, SEAT en Skoda merkonderdelen levert aan meer dan 25 duizend onafhankelijke autohandelaren en carrosseriebedrijven in het hele Verenigd Koninkrijk, met een omzet van ongeveer £195 miljoen per jaar. De inkomstenstroom wordt geschraagd door een uitgebreide uitbestede dienst voor kredietcontrole van Transcom die het bedrijf heeft geholpen bij het snel veroveren van marktaandeel, en het minimaliseren van het risico van oninbare vorderingen.

Credit Management uitbesteden aan Transcom
Vandaag de dag verwerkt TPS (Trade Parts Specialists) dagelijks ongeveer 9000 bestellingen voor meer dan 13 duizend kredietrekeninghouders; van grote nationale ketens tot kleine eenmanszaken. Iedere rekening, ongeacht de grootte wordt actief beheerd door Transcom binnen een risicogebaseerd raamwerk voor kredietcontrole, die rekening houdt met het uitgave potentieel van iedere rekeninghouder, z’n handelsgeschiedenis en kredietprofiel. Deze gesegmenteerde aanpak heeft TPS in staat gesteld om één van de laagste DSO (Day Sales Outstanding) percentages in de branche te behouden (3 dagen of minder), terwijl het aandeel in de nazorgmarkt voor auto onderdelen steeg tot meer dan 45% in de eerste drie jaar.

Een risicogebaseerde aanpak in debiteurenbeheer
“Transcom zag in een zeer vroeg stadium dat ons klantenbestand ontzettend varieert, zowel wat betreft koopkracht als potentieel betalingsprofiel” zegt Ian, Financial Controller voor de VW Group. “Het zou ongepast zijn om iedere rekeninghouder op dezelfde manier te behandelen en het zou kunnen werken als een rem op de zakelijke groei.” In plaats daarvan heeft Transcom een matrix aanpak ontwikkeld die beproefde methoden gebruikt om bedrijfsmogelijkheden en bedrijfsrisico’s te balanceren. De matrix stelt Transcom in staat om iedere houder van een kredietrekening te waarderen en één van negen variabele benaderingen toe te passen, duidelijk verwerkt door drie verschillende behandelingscycli. “Op deze manier zijn wij in staat om een weloverwogen beslissing te nemen over de passende krediettermijnen die we aan iedere klant bieden en de stappen die we nemen wanneer die termijnen worden overschreden,” zegt Ian.

Kostenbesparing debiteurenbeheer
De nadruk van Transcom op de financiële basis uit zich ook in een bereidheid om risico en beloning te delen. “De dienst die Transcom aan ons levert wordt geëvalueerd door een verzameling van tien key performance indicators, versterkt door verschillende service level agreements,” legt Ian uit. “Maar hun prestaties ten opzichte van die maatregelen die het belangrijkst zijn voor ons zakelijke succes, zijn direct gekoppeld aan hun beloning. Het stemt me blij dat ik kan zeggen dat we regelmatig de maximale vereiste bonussen uitbetalen omdat de uitdagende doelen die we ons stellen voortdurend worden gehaald of overstegen.” De flexibiliteit in het personeelsbestand van Transcom heeft ook bijgedragen aan de lage kosten. Alle afrekeningen van TPS klanten worden uitgestuurd op de eerste werkdag van iedere maand, warmee een 66% activiteitspiek wordt gecreëerd op de eerste dag van iedere maand. Transcom gebruikt z’n flexibele arbeidkrachten om deze regelmatige piek op te kunnen vangen. “Het zou moeilijk en duur zijn om dit te beheren met een operatie binnen eigen muren,” zegt Ian. “Maar de flexibiliteit van Transcom betekent dat we afschriften kunnen verstrekken en betalingen kunnen snel en efficiënt kunnen traceren.”

Een uitgebreide krediet beheer service:

• verwerking van kredietaanvragen
• op risico-gebaseerd en dynamische kredietwaardering
• verkoopboek beheer
• diensten voor afrekeningen
• betalingsherinneringen
• pre-incasso
• voorwaardelijke incasso
• juridische incasso

Lees het volledige artikel in de bijgesloten PDF