Fleetsupport zweert bij selfservice-portal

Bestaat er een populairdere arbeidsvoorwaarde dan de leaseauto? Ruim 90 procent van de multinationals in Nederland kent een leaseregeling. Voor het wagenparkbeheer stellen zij vaak een expert aan. Fleet Support bijvoorbeeld. Dat ontwikkelde samen met The Knowledgebase Company een selfservice-applicatie met als belangrijkste kern een kennisbank die via selfservice te raadplegen is. De leaserijder kan zelf zijn mutaties bijhouden.

Wagenparkbeheer omvat meer activiteiten dan je op het eerste gezicht vermoedt. Feitelijk rijden leaserijders bijna nooit het aantal vooraf opgegeven kilometers. Bovendien richten ze met enige regelmaat schade aan, krijgen ze bekeuringen, moeten de winterbanden weer eens worden vervangen, behoeven contracten aanpassing en lopen de contractvoorwaarden van diverse leaserijders nogal uiteen. Mutaties gedurende de looptijd van een leasecontract vinden aan de lopende band plaats. Al die processen deugdelijk en kostenefficiënt managen en verwerken in de administratie vraagt meer van organisaties dan ze lief is. Vaak belandt dit op het bord van een HR-afdeling.

Volgens Dick ten Hove algemeen directeur Fleet Support en oprichter Yoradius, zijn dergelijke afdelingen niet goed op procesmanagement ingericht. “Er is nu eenmaal sprake van veel overdracht van informatie. De foutkansen zijn legio. Bovendien kunnen onze opdrachtgevers de facturen van leasemaatschappijen moeilijk doorgronden. Zijn de posten wel terecht? Matcht het wel met wat er in het contract over staat?”

Behoefte aan een professionele softwareoplossing

Fleet Support koppelt de inkoopafspraken tussen de multinational en de leasemaatschappij aan de crediteurenadministratie. De Arnhemse organisatie is hiermee in 2005 begonnen, met 10 medewerkers. Destijds werd de administratie nog vastgelegd in Excel. Met de groei van de firma nam ook de behoefte aan een professionele softwareoplossing toe. Inmiddels is het bedrijf 60 medewerkers groot en beheert het zo’n 50.000 leaseauto’s op jaarbasis, een jaarlijkse kostenpost van 650 miljoen euro. “Daar weten we gegarandeerd elk jaar opnieuw 3 tot 7 procent op te besparen. We kunnen gegevens van leasemaatschappijen benchmarken op contractniveau, voorwaardenniveau en op financieel niveau. Daarmee geven we de opdrachtgevers ook sturingsinformatie.”

Yor24

Dankzij de kennisportal die het bedrijf samen met The Knowledgebase Company heeft gebouwd, hoeft Fleet Support niet onbeperkt nieuwe servicemedewerkers aan te stellen. Leaserijders hebben via een persoonlijke code 24/7 toegang tot de portal Yor24. Daar vinden ze uitgebreide informatie over hun leaseovereenkomst. Uit welke auto’s kan ik kiezen? Wanneer loopt mijn contract af? Wanneer moeten de winterbanden erop? Is mijn tankpas ook in het buitenland te gebruiken? Et cetera, et cetera.

Lees het volledige artikel in de PDF